Ik weet niet hoe het met jullie vergaderagenda is gesteld, maar soms ze zijn ‘kaal’: puntenlijstje, datum, locatie – en klaar. Dat lijkt makkelijk, maar is het niet. Het is als een plattegrond zonder straatnamen. Je kunt alle kanten op, maar weet je ook waar je bent? En hoe kom je waar je naar toe wilt?

Wat is de bedoeling?
Een goede agenda geeft richting, zodat deelnemers weten wat de bedoeling is van een agendapunt. Tijdens het overleg én in de voorbereiding. Ingewikkeld? Dat hoeft niet. Een handig hulpmiddel heb ik geleerd van de cliëntenraad dagbesteding. Om alle deelnemers de kans te geven mee te doen, staat bij ieder agendapunt wat de bedoeling is van het onderwerp: meeweten, meedenken of meebeslissen.

Als het gaat om informatie krijgen en op de hoogte zijn, is dat meeweten.
Meedenken is je mening geven, vragen stellen, advies geven of een voorstel doen.
Moet er een keuze worden gemaakt, dan is dat: meebeslissen.

Effect
Juist door zijn eenvoud is deze werkwijze krachtig en breed inzetbaar. Als voorzitter van het regio-managementteam heb ik het toegepast op ons overleg. We hadden namelijk last van een grote hoeveelheid organisatievraagstukken en weinig ruimte voor regionale verbeterplannen. Doordat we concreet van te voren nagingen wat van ons gevraagd werd vanuit de organisatie, waren we beter in staat om onderscheid te maken tussen invloed uitoefenen en kennis van nemen. Het zette ons er toe aan om met portefeuilles te werken en zo taken beter te verdelen. Flauwekul om te zeggen dat vergaderen daarna een fluitje van een cent was, maar er was wél meer resultaat met minder moeite. En dát was de bedoeling!

Ben je benieuwd wat EBHA voor jullie overleg kan betekenen? Een keer sparren daarover? Je bent welkom om te bellen of mailen.